Palvelun käyttöehdot

Imperiumi-taloushallinto

Palvelukuvaus

Imperiumi-taloushallinto on yrityksille tarkoitettu laskutuspalvelu. Palvelun avulla yritys luo ja lähettää laskuja omille asiakkailleen laskukohtaisen valinnan mukaan joko sähköisinä verkko- tai sähköpostilaskuina tai perinteisesti paperilaskuina.

Imperiumi-taloushallinto -palvelun avulla yritys voi helposti ja joustavasti hoitaa laskutuksensa ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelun käyttöönotto ei vaadi laiteinvestointeja tai erillisen ohjelmiston lataamista. Palvelu sopii hyvin pienten ja keskikokoisten yritysten käyttöön. Palvelun käyttö auttaa myös erilaisia järjestöjä ja yhdistyksiä hoitamaan laskutuksensa nopeasti ja luotettavasti.

Imperiumi-taloushallinto sähköisen laskutuksen tarpeisiin ja nykypäivän muuttuvaan tilanteeseen, jossa siirrytään paperilaskusta sähköiseen laskutukseen. Siirtyminen sähköiseen laskutukseen on ekologista ja säästää sekä yrityksen aikaa että rahaa. Imperiumi-taloushallinto -palvelun avulla jokaisen yrityksen on mahdollista siirtyä sähköiseen laskutukseen.

1.1 Palveluratkaisu

Imperiumi-taloushallinto-palvelun toimittaja on Haave.

Palvelu sisältää seuraavat toiminnallisuudet:

• Hallintatyökalut
• käyttäjätunnukset
• Imperiumi-taloushallinto-web-käyttöliittymä
• Yrityksen omien tietojen hallinta
• yritystietojen luonti ja tallennus
• yrityksen liikemerkin liittäminen palveluun

Perustietojen hallinta laskutusta varten

• asiakasrekisteri
• tuoterekisteri
• ryhmittely: asiakkaat / tuotteet

Laskuaineiston hallinta:

• luonti ja lähetys
• laskupohjat: suomi, ruotsi, englanti
• liite laskulle
• esikatselu
• laskun lähetys: verkkolasku, sähköpostilasku, paperilasku
• seuranta
• laskuarkisto
• maksusuoritusten seuranta ja kirjaus
• laskuaineiston siirto tilitoimistolle

1.2 Toiminnallisuuksien kuvaus

Hallintatyökalut

Imperiumi-taloushallinto -palvelua yritys voi käyttää tietokoneella internetin välityksellä ja/tai mobiilipäätelaitteella. Palvelusta löytyvät käyttäjän ohjeet tilannekohtaisesti.

Yritystiedot

Haave, Inc. HQ
Hakamäenkuja 1
FI-01510 Vantaa
Finland
Kotipaikka: Tuusula
Y-tunnus: 1109953-6, ALV REK

Käyttäjätunnukset

Imperiumi-taloushallinto -palvelua varten asiakas saa yhden yritystasoisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttäjätunnuksena käytetään yrityksen määrittämää sähköpostiosoitetta. Samanaikaisesti palvelua voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan.

Imperiumi-taloushallinto-web-käyttöliittymä

Imperiumi-taloushallinto-palvelua yritys käyttää tietokoneella web-käyttöliittymällä.

Yrityksen omien tietojen hallinta

Yritystietojen luonti ja tallennus

Käyttäjä luo palveluun laskujen lähettämistä varten oman yrityksensä tiedot, jotka asetetaan laskupohjiin oletustiedoiksi. Tarvittaessa tietoja voidaan muuttaa laskukohtaisesti.

Yrityksen liikemerkin liittäminen palveluun

Palvelu mahdollistaa yrityksen yhden tai useamman liikemerkin lisäämisen laskupohjiin.

Perustietojen hallinta laskutusta varten

Asiakasrekisteri

Käyttäjä voi luoda ja ylläpitää tietoja ja listaa asiakkaistaan sekä käyttää niitä hyväksi laskuja luotaessa.

Tuoterekisteri

Käyttäjä voi luoda ja ylläpitää tietoja ja listaa tuotteistaan sekä käyttää niitä hyväksi laskuja luotaessa.

Ryhmittely: asiakkaat / tuotteet

Sekä asiakkaita että tuotteita voidaan ryhmitellä erilaisia käyttötarkoituksia varten. Laskuaineiston hallinta: luonti ja lähetys

Laskupohjat

Palvelussa on valittavissa kaksi erilaista laskupohjaa. Kielivalinnat ovat suomi, ruotsi ja englanti. Laskupohjat ovat Suomen käytäntöjen mukaiset.

Liite laskulle

Käyttäjä voi lisätä laskulle liitteen erilaisia käyttötarkoituksia varten, esimerkiksi yrityksen asioista asiakkaille tiedottamista varten.

Esikatselu

Käyttäjä voi esikatsella laskua ennen lähettämistä.

Laskun lähetys: verkkolasku, sähköpostilasku ja paperilasku

Palvelussa laskun toimitustavaksi voi valita sähköisen tai paperisen laskun. Lasku toimitetaan palvelunkäyttäjän määrittämään vastaanottajaosoitteeseen suoraan palvelusta. Sähköisellä laskulla tarkoitetaan sähköpostilaskua sekä yritysten verkkolaskua operaattori- ja pankkikanavaan.

Verkkolaskuina lähetettävät laskut toimitetaan verkkolaskuosoitteen perusteella eteenpäin palvelua käyttävän yrityksen määrittelemän vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille, joka toimittaa sen edelleen vastaanottajalle omien toimitusehtojensa puitteissa.

Laskun lähtiessä Suomen rajojen ulkopuolelle käyttäjä voi lähettää ainoastaan paperi- ja sähköpostilaskuja.

Laskuaineiston hallinta: seuranta

Laskuarkisto

Lähetetyt laskut arkistoituvat palvelun tietokantaan, joten asiakas voi myöhemmin tarkastella lähettämiään laskuja.

Maksusuoritusten seuranta ja kirjaus

Palvelussa käyttäjä voi itse päivittää laskukohtaisesti lähettämiensä laskujen maksusuoritukset, jolloin maksusuoritusten tilanne pysyy ajan tasalla.

Laskuaineiston siirto tilitoimistolle

Käyttäjä voi halutessaan lähettää laskuaineiston sähköisesti tilitoimistolle valitsemanaan ajankohtana ja/tai aikavälein.

1.3 Muut asiat

Yhteystiedot ja yhteydenottolomakkeet

Internetissä Imperiumi-taloushallinto -palvelusivulta kohdasta Asiakastuki löytyvät yhteystiedot ja yhteydenottolomakkeet yhteydenottopyynnön, vikailmoituksen tai palautteen antamista varten.

Palvelun käyttöönoton edellytyksiä

Palvelun käyttö edellyttää toimivaa internet-yhteyttä. Palvelu toimii kaikilla yleisimmillä selainohjelmilla.

Vastuu käyttäjätunnuksista

Palvelua käyttävä yritys vastaa käyttäjätunnuksen säilyttämisestä siten, että tunnus ei joudu kolmansien osapuolten haltuun. Haave Oy ei vastaa vahingoista, jotka aiheutuvat palvelua käyttävälle yritykselle tai kolmannelle osapuolelle mahdollisesta tunnuksen häviämisestä tai paljastumisesta tahoille, joilla ei ole oikeutta saada käyttää tai pitää tunnusta hallussaan. Asiakkaalla on velvollisuus ilmoittaa yhteyshenkilönsä vaihtumisesta välittömästi Haave Oy:lle. Ilmoituksen voi tehdä palvelussa sijaitsevalla yhteyslomakkeella. Sopimuksen tehnyt asiakas vastaa palvelusta perittävien maksujen suorittamisesta Haave Oy:lle vaikka joku muu kuin asiakas itse olisi käyttänyt palvelua. Poikkeuksena tähän on tilanne, jossa asiakas pystyy osoittamaan, että palvelua on käytetty oikeudettomasti ja, että oikeudeton käyttö on käynyt mahdolliseksi Haave Oy:n tuottamuksen johdosta.

Palvelun käytöstä

Palvelua käyttävä yritys vastaa siitä, että tiedostot eivät sisällä haitallisia osia, esim. viruksia, haittaohjelmia tai vastaavia, jotka saattaisivat vahingoittaa Imperiumi-taloushallinto- palvelun toimivuutta tai vaarantaa palvelun tietoturvaa. Tiedostojen tiedostomuodot ja muotoilu tulee olla Haave Oy:n antamien ohjeiden mukaista.

Haaveella on oikeus olla prosessoimatta osaa tai kaikkea palvelua käyttävän yrityksen toimittamaa aineistoa, mikäli siinä esiintyy puutteellisuuksia tai se voi muodostaa uhan Imperiumi-taloushallinto -palvelun toimivuudelle tai sen tietoturvalle. Mikäli tiedot ovat puutteellisia, Haaveella on velvollisuus mahdollisimman pian ilmoittaa puutteellisuuksista yrityksen yhteyshenkilölle Haave Oy:n parhaaksi katsomalla tavalla. Mikäli palvelua käyttävän yrityksen aineisto muodostaa uhan palvelun toimivuudelle tai sen tietoturvalle, Haaveella on oman harkintansa mukaan oikeus keskeyttää palvelun toimittaminen yritykselle tai laajemmalle joukolle yrityksiä toistaiseksi tai pysyvästi, kunnes uhka ja/tai sen aiheuttama syy on saatu poistettua.

Haavella on oikeus keskeyttää Imperiumi-taloushallinto-palvelun toimittaminen väliaikaisesti huollon tai ylläpitotöiden ajaksi. Haave Oy:n tulee varmistaa, että tällaisessa tilanteessa asiasta tiedotetaan yritykselle mahdollisimman pian Imperiumi-taloushallinto -verkkosivulla tai henkilökohtaisesti yrityksen yhteyshenkilön sähköpostiin. Haave ei ole velvollinen korvaamaan yritykselle mahdollisesti keskeytyksistä aiheutuvia suoria tai epäsuoria kustannuksia tai vahinkoja myöskään tilanteessa, että palvelun keskeytyminen on johtunut ennakoimattomasta virhetilanteesta.

Haave Oy hankkii sekä kirjepostin postinkantopalvelut normaalien postinkantopalveluita koskevien yleisehtojen puitteissa että verkkolaskujen edelleenvälityspalvelut yleisesti tunnetuilta postinkanto - ja verkkolaskuoperaattoreilta. Mikäli Imperiumi-taloushallinto -palvelussa esiintyy häiriöitä, jotka johtuvat kirjepostin vastaanotosta, lajittelusta, jakelusta, kannosta, postin vastaanotosta lähetysosoitteeseen, muusta postinkantajan toiminnasta tai verkkolaskuoperaattoreiden toiminnan katkoksista tai virheistä, Haave Oy ei vastaa näistä häiriöistä aiheutuneista suorista tai epäsuorista kustannuksista tai vahingoista. Haave Oy ei anna mitään takuita Imperiumi-taloushallinto -palvelun käytettävyydestä, häiriöttömyydestä, virheettömyydestä tai toimivuudesta, eikä vastaa mistään vahingoista, jotka aiheutuvat palvelua käyttävälle yritykselle tai kolmannelle Imperiumi-taloushallinto -palvelun käytöstä tai sen käyttämisestä.

Palvelukuvauksen muutokset

Haave Oy voi muuttaa tätä palvelukuvausta. Kun palvelukuvaus muuttuu olennaisesti asiakkaan vahingoksi, niin niissä tapauksissa asiakkaalle tiedotetaan muutoksesta vähintään kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Muissa tilanteissa Haave Oy ilmoittaa muutoksista parhaaksi katsomallaan tavalla ja aikataululla.

2 Muut ehdot

2.1 Palvelun laskutuksesta

Asiakas maksaa palvelun käytöstä seuraavasti

Laskutustapa

Palvelun laskutustapa on lasku. Laskun voi saada veloituksetta sähköposti- tai verkkolaskuna ja lisämaksua vastaan paperilaskuna. Asiakas voi itse vaihtaa palvelun Omat tiedot -osiossa laskutapaa.

Laskutuskausi

Asiakas saa laskun kerran kuukaudessa. Laskutuskausi sisältää edellisen kuukauden käyttömaksut sekä kuluvan kuukauden palvelumaksut.

Huomautukset laskuille

Mahdolliset huomautukset laskua vastaan on asiakkaan tehtävä kirjallisesti ennen eräpäivää palvelun yhteystietolomakkeella. Asiakkaan on tästä huolimatta maksettava laskun riidaton osa eräpäivään mennessä. Jos huomautus on tarkistuksessa todettu aiheettomaksi, tulee asiakkaan suorittaa lasku viivästyskorkoineen kahden viikon kuluessa siitä, kun hänelle on ilmoitettu tarkastuksen tuloksesta. Mikäli laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä, veloittaa Haave Oy asiakkaalta seuraavalla mahdollisella laskulla maksukehotusmaksun sekä korkolain mukaisen viivästyskoron.

2.2 Palvelun käytön lopettamisesta

Imperiumi-taloushallinto -palvelun asiakas ilmoittaa Haave Oy:lle palvelun käytön lopettamisesta internetistä palvelun tukilomakkeella. Irtisanominen astuu voimaan irtisanomiskuukauden loputtua.

Kun yritys on irtisanonut palvelun tai palvelumaksu on jäänyt maksamatta, laskun luonti ja lähetys estyvät viimeisen maksetun palvelumaksujakson päätyttyä.

Palvelunkäyttäjä vastaa itse palvelussa säilytettyjen tietojen siirrosta ja arkistoinnista palvelun käytön lopettamisen jälkeen ottaen huomioon lain vaatiman vähimmäissäilytysajan. Palvelunkäyttäjän kirjaamia tietoja säilytetään 12 kuukauden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan palvelusta.

2.3 Salassapito ja luottamuksellisuus

Asiakas ja Haave Oy sitoutuvat pitämään salassa tietoonsa tulleen toista, tämän asiakkaita, alihankkijoita tai muita kolmansia osapuolia koskevan liike- tai ammattisalaisuuden ja muun luottamuksellisena pidettävän tiedon ja materiaalin. Tämä salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen viisi vuotta.

Salassapitovelvollisuuden estämättä Haave Oy voi kuitenkin luovuttaa Imperiumi-taloushallinto- palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja olennaisia asiakasta koskevia tietoja käyttämilleen alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille sekä luovuttaa ja muutenkin käsitellä sopimuksiin, palvelun käyttöön ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä asiakasta koskevia tietoja Haave Oy:n sisäisessä toiminnassa. Myös asiakas voi luovuttaa Imperiumi-taloushallinto - palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisia tietoja käyttämilleen alihankkijoille tai yhteistyökumppanille.

Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että niiden käyttämät alihankkijat ja yhteistyökumppanit sitoutuvat pitämään luottamuksellisina saamansa tiedot ja käyttävät niille luovutettuja tietoja vain palvelun toteuttamisen kannalta perusteltuihin tarkoituksiin. Haave Oy sitoutuu myös siihen, että asiakasta koskevia tietoja käsitellään ja käytetään Haave Oy:n sisäisessä toiminnassa vain siinä laajuudessa ja niin kauan, kuin se on perusteltua asiakkuuden hoitamisen tai palvelun kehittämisen kannalta.

Haave Oy käsittelee palveluun liittyvää asiakkaan aineistoa luottamuksellisesti. Avoimessa tietoverkossa lähetettyjen viestien luottamuksellisuutta ei kuitenkaan voida taata.

2.4 Haave Oy:n vastuu ja vahingonkorvausvelvollisuus

Haaveella ei ole vastuuta tai vahingonkorvausvelvollisuutta mistään asiakkaalle tai asiakkaan alihankkijalle, sopimuskumppanille tai kolmannelle aiheutuneesta vahingosta, joka on johtunut

Haave Oy:n toteuttamien maksuttomien palveluiden tai ohjelmistojen käytöstä

• palvelun virheellisestä käytöstä riippumatta siitä, onko virheellinen käyttö ollut tahallista vai ei
• tietoverkon, sähköverkon tai tietoliikenneyhteyksien vioista tai häiriöistä
• kolmansien osapuolten toimittamien laitteiden, palveluiden tai ohjelmistojen aiheuttamista Imperiumi-taloushallinto -palveluun kohdistuneista häiriöistä
• asiakkaan tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta tai muuttumisesta ja tästä aiheutuneista vahingoista ja kuluista kuten tiedostojen uudelleen luomisen aiheuttamista kustannuksista.
• asiakkaalle luovutettujen palvelutunnusten väärästä käytöstä.

Haave Oy ei ole velvollinen korvaamaan välillisiä tai seurannaisvahinkoja taikka vahinkoja, joita se ei ole voinut kohtuudella ennakoida. Haave Oy ei myöskään ole velvollinen korvaamaan asiakkaan tai kolmannen tahon vastuulla olevista seikoista johtuvia vahinkoja (kuten esimerkiksi vahinkoja, jotka johtuvat asiakkaan, Imperiumi-taloushallinto -palvelun käyttäjän, muun teleyrityksen tai palveluiden tuottajan toiminnasta tai näiden vastuulla olevista laitteista, teleyhteyksistä tai ohjelmistoista) eikä Haaveesta riippumattomasta syystä Palvelun käyttöehdot aiheutuvia vahinkoja (kuten esimerkiksi jännitehäiriöistä, ukkosesta, sähköverkosta, tulipalosta, vesivahingosta tai muusta onnettomuudesta johtuvia vahinkoja). Haaveella ei ole vahingonkorvausvelvollisuutta tämän sopimuksen mukaisten oikeuksiensa käytöstä, kuten esimerkiksi Imperiumi-taloushallinto -palvelun tuottamisen tilapäisistä keskeytyksistä aiheutuvista ongelmista tai vahingoista.

Mikäli voidaan osoittaa, että asiakkaalle on aiheutunut vahinkoa Haave Oy:n käyttöehtojen, palveluun liittyvän muun dokumentaation, kuten palvelukuvausten, tuottamuksellisesta rikkomisesta, Haave Oy on velvollinen korvaamaan tästä asiakkaalle aiheutuneet välittömät vahingot. Haave Oy enimmäisvastuu on kuitenkin aina rajattu enintään määrään, joka vastaa asiakkaan välittömästi rikkomusta edeltäneen kalenterikuukauden aikana palvelusta maksamia maksuja.

2.5 Asiakkaan vastuut

Asiakkaan tulee noudattaa Imperiumi-taloushallinto -käyttöehtoja ja kaikkia Haave Oy:n antamia ohjeita palvelun käytöstä riippumatta siitä, missä muodossa nämä ohjeet on annettu. Asiakkaan vastuulla on varmistaa, että Imperiumi-taloushallinto -palvelussa käytetyille palvelimille siirretyt tiedostot sisältävät kaikki ohjeissa annetut tiedot oikeassa muodossa. Asiakas vastaa palveluun toimittamiensa tiedostojen sisällöstä ja niiden virheettömyydestä. Haave Oy ei puutu tiedostojen sisältöön ja siten asiakkaan vastuulla on, että tiedostot eivät sisällä mitään lainvastaista materiaalia tai haittaohjelmia, jotka voivat häiritä tai vahingoittaa Imperiumi-taloushallinto -palvelua, tietoverkkoja tai Haave Oy:n, Haave Oy:n alihankkijoiden tai kolmannen järjestelmiä.

Asiakas toimii käsiteltävien henkilötietojen suhteen henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä pitäessään Imperiumi-taloushallinto -palvelussa asiakasrekisteriään ja vastaa siitä, että asiakkaalla on kaikki tarvittavat oikeudet ja suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.

Asiakas vastaa omia tietojaan ja tiedostojaan koskevien varmuuskopioiden ottamisesta sekä niiden toimivuuden tarkastamisesta.

Asiakas vastaa kaikista Haave Oy:lle aiheutuneista vahingoista ja kuluista, jotka ovat aiheutuneet siitä, että asiakas on toiminut, käyttänyt palvelua tai sallinut palvelua käytettävän Imperiumi-taloushallinto -palvelun käyttöehtojen tai Haave Oy:n muun palvelun käyttöä koskevan ohjeistuksen vastaisesti.

Asiakas vastaa kaikesta siitä Imperiumi-taloushallinto -palvelun käytöstä ja käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista Haave Oy:lle, Haave Oy:n alihankkijalle, asiakkaalle tai kolmannelle, joka on tapahtunut Asiakkaalle myönnettyjen palvelutunnusten perusteella.